Office- und Prozessmanager:in

Allgemeine Büroorganisation:

•  Verwaltung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• Terminplanung und Reisemanagement der Projekt-Teams bei Bedarf
• Empfang von Gästen und Kundenbetreuung
• Organisation von internen und externen Veranstaltungen, inklusive Catering, Raumplanung und Ablaufkoordination
• Datei- und Dokumentenmanagement (physisch und digital)
• Jährliche Überprüfung und Aktualisierung der betrieblichen Versicherungen, inklusive Angebotsvergleich und Dokumentation

Fuhrparkmanagement:

•  Organisation und Verwaltung des gesamten Fuhrparks
• Koordination und Sicherstellung von Wartungsarbeiten sowie regelmäßige Fahrzeugüberprüfungen
• Durchführung von An-, Ab- und Ummeldungen von Fahrzeugen bei den zuständigen Behörden
• Verwaltung und Bestellung von Verbrauchs- und Kleinteilen sowie Dokumentation der Ausgaben
• Ablage und Verwaltung von Leasingverträgen und Fristenkontrolle
• Jährliche Überprüfung und Aktualisierung der KFZ-Versicherungen, einschließlich Schadensregulierung
• Organisation und Koordination von saisonalen Reifenwechseln Personalmanagement:
• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf verschiedenen Plattformen
• Sichtung, Sortierung und Vorauswahl von Bewerbungen
• Organisation und Koordination von Vorstellungsgesprächen
• Verwaltung und Optimierung der On- und Offboarding-Prozesse, inklusive Erstellung von Checklisten und Dokumenten
• Planung und Durchführung des ersten und letzten Arbeitstags von Mitarbeitenden
• Erstellung von Auswertungen zu Mitarbeiterdaten wie Krankheitsquote, Fehlzeiten, Unfallstatistiken, Überstunden und Jahresurlaubsplanung
• Entwicklung und Durchführung von Mitarbeiterumfragen sowie Analyse der Ergebnisse zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Planung, Organisation und Verwaltung von Fortbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen, einschließlich Dokumentation und Evaluation
• Planung und Organisation interner und externer Schulungen sowie Mitarbeiterevents
• Pflege und Aktualisierung des Intranets und Wikis, einschließlich der Erstellung von News-Beiträgen
• Verwaltung und Bestellung von Arbeitsmitteln und -kleidung (z. B. Laptop, Werkzeug, Sicherheitskleidung)

Betriebliches Gesundheitsmanagement und Arbeitsschutz:

•  Identifikation und Definition betrieblicher Gesundheitsbedarfe sowie Entwicklung eines Gesamtkonzepts zur Gefährdungsbeurteilung
• Dokumentation und Analyse der innerbetrieblichen Gesundheits- und Arbeitsschutzmaßnahmen
• Koordination und Organisation der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen sowie Betriebs- und Sicherheitsanweisungen
• Planung und Organisation von Sicherheitsunterweisungen (z. B. UVV, Staplerführerschein, Maschinenbedienung)
• Koordination von Arbeitssicherheitsthemen in Zusammenarbeit mit der Berufsgenossenschaft (BG)
• Organisation und Koordination des Arbeitsschutzausschusses sowie regelmäßige Berichterstattung an die Geschüftsführung

Prozessmanagement:

•  Koordination und Steuerung der Erhebung von Unternehmensprozessen sowie entsprechende Dokumentation und Erstellung einer detaillierten Prozesslandkarte
• Mitwirkung an der Entwicklung und Umsetzung der Prozessstrategie sowie Festlegung von messbaren Zielen und KPIs
• Planung, Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen Dokumentation und Analyse bestehender Abläufe zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen
• Definition und Kontrolle von Maßnahmen zur Fehleranalyse und -behebung mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen
• Schulung und Unterstützung von Mitarbeitenden in der Erstellung von neuen Prozessen sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation
• Koordination und Steuerung abteilungsübergreifender Prozessprojekte
• Regelmäßige Berichterstattung zu Fortschritten und Optimierungen an die Geschäftsleitung